Comment évaluer les besoins en compétences IT de votre entreprise ?

Un nouveau projet d’infrastructure IT est en vue au sein de votre entreprise. C’est une nouvelle aventure qui commence ! Et pour que ce projet se déroule dans les meilleures conditions, vous devez évaluer les compétences nécessaires à sa réussite.

Mais vous devez aussi allouer les ressources budgétaires et matérielles adéquates à votre projet. Il faut également veiller à l’attribution des tâches ou des missions, leur planification dans le temps et favoriser une communication de qualité entre vos différents collaborateurs externes ou internes.

Et cette analyse en amont n’est pas juste une formalité, c’est un élément essentiel à la bonne réalisation de votre projet.

Alors donc, une question se pose : comment parvenir à mesurer vos besoins en ressources IT et les intégrer au mieux dans votre équipe ? Ce sont les thèmes que nous allons aborder dans cet article.

Let’s go !

Lorsque vous amorcez votre projet, il est primordial d’en dresser une carte détaillée. Cela revient à examiner ses spécificités tout en considérant les objectifs fondamentaux de votre entreprise.

Prenons le cas de l’implémentation d’une nouvelle solution d’infrastructure IT. Les objectifs les plus courants peuvent être de :

• Renforcer la robustesse de votre infrastructure pour minimiser les interruptions de service et les perturbations.
• Accroître l’efficacité opérationnelle du SI par la virtualisation, l’automatisation des processus, la modernisation de votre architecture réseau, etc.
• Faciliter la croissance de l’entreprise et réduire les coûts
• Améliorer l’expérience utilisateur en offrant des services plus rapides, plus fiables et plus conviviaux, etc.

En outre, il est également impératif d’identifier les éléments clés et les spécificités de votre projet comme :

• Son envergure c’est-à-dire l’ampleur des changements à apporter.
• Les systèmes cruciaux à déployer, qu’il s’agisse de services ou de plateformes spécifiques.
• Les délais précis, car ils guident la cadence du projet.
• Les ressources financières nécessaires pour le mener à bien.
• Sa capacité à évoluer et à prendre en charge de nouvelles technologies.
• L’interopérabilité de ses composants pour assurer un fonctionnement harmonieux.
• Le risque d’une faille de sécurité pouvant engendrer des conséquences graves

Pour rassembler tous ces éléments stratégiques, vous pourriez par exemple utiliser une fiche d’identité comme celle-ci :

Toutefois, souvenez-vous que vous n’êtes pas seul dans cette démarche. Il est essentiel d’impliquer les autres acteurs clés, c’est-à-dire : le management en général, afin d’ancrer la vision stratégique, et les équipes opérationnelles, qui en matérialisent chaque aspect.

Il s’agit de dresser la liste des compétences techniques essentielles à votre projet, car elles en sont les fondations. Cette recherche des compétences peut englober un éventail diversifié de domaines : infrastructure réseau, sécurité, Cloud, DevOps, etc., et de fonctions : consultants, chefs de projets, architectes, etc. Cependant, cela ne s’arrête pas là.

Naviguer dans un paysage technologique en constante évolution nécessite de votre part une étude minutieuse. En effet, chaque compétence constitue une pièce essentielle du puzzle. Et elles doivent non seulement s’imbriquer harmonieusement avec les autres, mais aussi contribuer à la finalité globale du projet.

Pourquoi est-ce si important ? Parce que l’alignement précis des compétences avec les exigences de votre projet est la clé pour éviter les incohérences et les éventuels problèmes à venir.

Voici un exemple de tableau permettant d’identifier les compétences liées à votre projet :

L’évaluation des compétences internes consiste à effectuer l’inventaire précis de « l’arsenal » de talents que vous avez déjà à votre disposition. En même temps, vous allez évaluer chaque compétence de manière minutieuse compte tenu de vos impératifs technologiques.

Ensuite, il ne reste plus qu’à identifier les éventuelles zones d’ombre : quelles sont les compétences manquantes par rapport aux exigences spécifiques du projet à déployer ?

Une fois cette étape effectuée, plusieurs possibilités s’offrent à vous. Soyez rassuré, vous n’aurez pas forcément besoin de recruter une équipe entière pour combler ces manques.

Vous pourriez par exemple :

• Optimiser vos ressources en ré-affectant certains membres de votre équipe
• Proposer, si les délais du projet vous le permettent, des formations ciblées pour renforcer leurs compétences
• Chercher l’expertise là où elle se trouve, c’est-à-dire chez des prestataires externes

Voici un exemple de tableau que vous pouvez utiliser pour évaluer les compétences IT :

Vous voici au croisement des chemins : embauche interne ou partenariat externe. Quelle est la meilleure option pour vous ? Embaucher de nouvelles recrues que vous intégrez dans votre équipe ou faire appel à des intervenants extérieurs.

D’un côté, l’embauche à plein temps offre la stabilité d’une équipe pérenne. C’est une excellente option si votre projet nécessite une expertise constante dans la durée.

De l’autre, l’externalisation vous permet de profiter ponctuellement de compétences spécialisées et opérationnelles tout de suite.

Dans quel cas, est-il recommandé de recourir à des ressources externes ? nous vous donnons quelques pistes :

Manque de compétences internes : vous avez besoin de profils pointus et rares qui ne se trouvent pas dans vos effectifs existants. Très convoités sur le marché, ils sont difficiles à embaucher. Vous pouvez dans ce cas vous tourner vers des consultants spécialisés dans ce domaine. Vous bénéficiez ainsi d’une ressource très recherchée sur la période qui vous intéresse et sans passer par la case recrutement.

Renforcer une équipe sur un projet : pour gérer certains projets spécifiques, vos ressources internes peuvent ne pas suffire ou ne pas être assez expérimentées dans un domaine donné. Vous pouvez dans ce cas solliciter des intervenants externes pour soutenir vos équipes existantes pendant toute la durée du projet.

Pour faire face à un pic d’activité : il est primordial pour vous de trouver rapidement les ressources dont vous avez besoin. Le hic, c’est que les processus de recrutement sont souvent longs. Vous tournez vers des experts extérieurs peut être un bon moyen d’intégrer rapidement des effectifs opérationnels sur une période de temps donnée.

Mais rappelez-vous, vous ne gérez et maîtrisez pas directement ces ressources, qui, par nature, n’entrent pas dans vos effectifs. D’autre part, en parallèle des aspects techniques, n’oubliez pas de juger les compétences relationnelles de vos futurs intervenants externes et leur capacité à s’adapter rapidement.

C’est aussi le moment d’estimer la durée et la période des missions de vos prestataires. Certaines compétences externes peuvent être utilisées uniquement pendant la phase la plus intensive du projet. D’autres seront requises à plus long terme pour la maintenance et les mises à jour des solutions déployées par exemple.

Les coûts sont également un facteur déterminant dans le choix entre ressources internes et externes. L’embauche interne implique des salaires, des avantages et des frais de recrutement. De son côté, l’externalisation implique des honoraires de consultants (TJM).

Voici un exemple de tableau d’analyse comparative recrutement vs externalisation :

Normalement, vous avez à ce stade bien avancé sur l’évaluation et l’analyse de vos compétences IT. Vous avez les idées plus claires pour prendre des décisions pertinentes et constituer l’équipe idéale qui saura répondre aux impératifs de votre projet.

Une fois votre équipe de rêve en tête, c’est maintenant la phase cruciale de sélection de votre ou vos futurs partenaires externes. Tout d’abord, il convient d’estimer la réputation et l’expertise des sociétés potentielles.

Vous pouvez pour cela effectuer des recherches minutieuses pour connaître leur historique et leur réputation dans les technologies qui vous intéressent. Vérifiez les références et les projets similaires réalisés par les différents prestataires. Et pourquoi ne pas leur demander des preuves de succès pour vous rassurer sur leur savoir-faire et leur capacité à répondre à vos besoins ?

Enfin, il est plus que recommandé de prévoir un accord solide tel qu’un cahier des charges ou un contrat de prestations. Assurez-vous que tous les tenants et les aboutissants sont définis noir sur blanc. Discutez des attentes, des livrables et des délais, mais aussi planifiez les objectifs et les jalons qui vont caractériser votre projet.

Vous éviterez de cette façon les malentendus et les retards souvent préjudiciables qu’ils occasionnent.

La planification et la gestion continue participent à l’équilibrage habile d’une équipe aux multiples talents et à l’harmonisation de leurs efforts. Pour commencer, intégrez habilement les ressources externes dans votre équipe existante.

Une fiche d’intégration peut être utile pour formaliser l’arrivée d’un prestataire IT externe dans votre entreprise. Elle présente les responsabilités, les accès, les attentes en termes de performance et les politiques à suivre. Vous pouvez, bien sûr, ajuster cette fiche en fonction des détails spécifiques de votre organisation et de la mission du prestataire.

Modèle de fiche d’intégration pour vos prestataires IT externes :

Télécharger la fiche compléteVous pouvez également vous appuyer sur des outils de collaboration et de gestion de projet conviviaux. Mettre en place une communication transparente et fluide entre les équipes internes et externes aide à vous garantir que toutes les parties sont en phase.

De nombreuses solutions existent dans ce domaine comme Trello, Asana, Basecamp, Notion, Microsoft Project, Airtable, Monday.com, ClickUp, Abraxio (solution spécialisée pour les DSI) et bien d’autres. Vous n’avez plus qu’à choisir celle qui vous convient le mieux.

En tout état de cause, il est fondamental que chaque membre, interne ou externe, comprenne son rôle et son importance dans le projet.

Pour finir, gardez un œil sur les nouvelles technologies et les tendances du marché. Cela permettra de vous adapter en temps réel et de conserver une longueur d’avance. Ainsi, ré-évaluez périodiquement les compétences à privilégier. Les projets évoluent, les besoins se redessinent — donc restez attentif et ajustez vos compétences en conséquence.

En conclusion,

L’importance d’une évaluation minutieuse des besoins en compétences IT ne peut être sous-estimée. Il s’agit de construire un socle solide dans le but de bâtir un projet pérenne.

Ainsi, la gestion des compétences IT est bien plus qu’une simple étape technique. Alignée avec les objectifs globaux de votre entreprise, c’est l’assurance de réussite pour chaque projet. En investissant dans les bonnes compétences internes et externes, vous participez à l’avenir de votre entreprise ou DSI.

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